Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Datenschutz, Datensicherheit und der verantwortungsvolle Umgang mit Personendaten sind uns bei edumod.ch, Bachlettenstrasse 12, 4054 Basel, Schweiz («edumod.ch», «wir», «uns») ein wichtiges Anliegen.

Für unsere Verarbeitungen von Personendaten gelten in den meisten Fällen die Bestimmungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und der dazugehörigen Verordnung (DSV). Für einige gelegentlich anfallende Verarbeitungen können die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) auch direkt gelten.

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, wie wir Personendaten erheben und verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, unsere Applikationen nutzen, mit uns Verträge abschliessen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder sonst mit uns zu tun haben.

Teilweise, insbesondere im Zusammenhang mit unseren Hosting-Dienstleistungen, bearbeiten wir Personendaten im Auftrag unserer Kunden. In diesem Zusammenhang gelten wir ausschliesslich als Auftragsbearbeiter; verantwortlich für die rechtmässige Datenbearbeitung sind unsere Kunden. Falls Sie Fragen zur Bearbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre datenschutzrechtlichen Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Kunden oder konsultieren Sie deren Datenschutzerklärungen.

2. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

«Personendaten» sind alle Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können, und «bearbeiten» meint jeden Umgang damit, z. B. die Beschaffung, Verwendung und Bekanntgabe. Wir erläutern in dieser Datenschutzerklärung, wie wir dies vor allem im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und im Zusammenhang mit unserer Website tun. Falls Sie weitere Informationen zu unserer Datenbearbeitung wünschen, wenden Sie sich gerne an uns unter:

3. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist folgende Stelle der «Verantwortliche», d. h. datenschutzrechtlich in erster Linie zuständig:

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an dieselbe Adresse oder per Kontaktformular wenden.

4. Welche Datenkategorien wir von Ihnen bearbeiten

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Personendaten von Ihnen. Die wichtigsten Kategorien sind:

• Stammdaten: Grunddaten wie Name, Kontaktdaten, Daten zur Person, Fotos, Kundenhistorie, Vollmachten, Einwilligungserklärungen, Ihre Beziehung zu uns (z. B. Kunde, Lieferant, Partner) sowie Informationen über Dritte (z. B. Kontaktpersonen).
• Vertragsdaten: Daten, die im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie bei Abschluss und Abwicklung von Verträgen anfallen, z. B. vertragliche Leistungen, Daten zur Leistungserbringung, Angaben über Reaktionen und Finanzdaten.
• Kommunikationsdaten: Daten aus der Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie mit Dritten (z. B. per E-Mail, Telefon, Videokonferenz, brieflich), z. B. Inhalte, Kontaktdaten sowie Randdaten der Kommunikation.
• Registrierungsdaten: Daten aus Registrierungen (z. B. online, App, Newsletter), Wettbewerben oder beim Einlösen von Gutscheinen, inkl. Zugangsdaten.
• Technische Daten: Daten, die bei der Nutzung unserer elektronischen Angebote anfallen, z. B. IP-Adresse, Betriebssystem, Region und Zeitpunkt der Nutzung. Technische Daten lassen für sich grundsätzlich keine Rückschlüsse auf Ihre Identität zu.
• Verhaltens- und Präferenzdaten: Daten über Ihr Verhalten und Ihre Präferenzen, z. B. Reaktionen auf Mitteilungen, Navigation auf der Website, Interaktionen mit unseren Social-Media-Profilen.
• Sonstige Daten: z. B. Daten aus behördlichen oder gerichtlichen Verfahren, Daten zum Gesundheitsschutz, Zugangsdaten oder -rechte, Teilnahmen an Anlässen.

5. Daten im Zusammenhang mit unseren Produkten und Dienstleistungen

Wenn Sie unsere Produkte und Dienstleistungen («Leistungen») in Anspruch nehmen, bearbeiten wir Daten für die Vorbereitung des Vertragsschlusses und für die Durchführung des entsprechenden Vertrags:

• Wir können unsere Leistungen bewerben, z. B. durch Newsletter (siehe Ziff. 6).
• Wenn wir mit Ihnen im Hinblick auf einen Vertrag in Kontakt stehen, bearbeiten wir Daten, z. B. Name, Kontaktdaten, Mailadressen oder den Verlauf besuchter Online-Kurse.
• Beim Vertragsschluss bearbeiten wir Daten aus dem Vorfeld sowie Angaben zum Abschluss selbst (z. B. Abschlussdatum, Vertragsgegenstand).
• Während und nach der Vertragsdauer bearbeiten wir z. B. Angaben zum Leistungsbezug, Zahlungen, Kundendienstkontakte, Beanstandungen, Logins und Daten zur Beendigung des Vertrags.
• Wir bearbeiten Daten auch für statistische Auswertungen zur Verbesserung unserer Produkte sowie, mit entsprechender Grundlage, zu Marketingzwecken.

Bei Vertragspartnern, die Unternehmen sind, bearbeiten wir weniger Personendaten, da das Datenschutzrecht nur Daten natürlicher Personen erfasst. Wir bearbeiten jedoch Daten der Kontaktpersonen, mit denen wir in Kontakt stehen.

Online-Termine buchen

Ein Vorgespräch oder einen anderen Online-Termin können Sie über den Dienst TidyCal (Sumo Group Inc., USA) buchen. Die Links zur Terminbuchung auf unserer Website führen auf eine Buchungsseite von TidyCal. Dort geben Sie Ihre Angaben direkt bei TidyCal ein, z. B. Name, E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen, Ihr Unternehmen und freiwillig eine Telefonnummer, gegebenenfalls auch die E-Mail-Adressen von Personen, die Sie zum Termin einladen. Wir erhalten diese Angaben zusammen mit dem gewählten Termin und verwenden sie, um den Termin vorzubereiten und durchzuführen. TidyCal ist mit unserem Google-Kalender verbunden: TidyCal liest dort unsere bestehenden Termine, damit nur freie Zeiten buchbar sind, und trägt den gebuchten Termin in unseren Kalender ein. Dabei können Angaben aus Ihrer Buchung, z. B. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, auch bei Google gespeichert werden (Ziff. 8). TidyCal schickt Ihnen Erinnerungen mit dem Link zur Videokonferenz per E-Mail.

Auf der Buchungsseite setzt TidyCal Cookies und Dienste von Google ein, darunter Google reCAPTCHA zum Schutz vor Missbrauch und den Google Tag Manager. Nach seiner Datenschutzerklärung bearbeitet TidyCal Daten auch für eigene Zwecke, z. B. für Werbung über Dienste Dritter. Dafür gilt die Datenschutzerklärung von TidyCal. Möchten Sie Ihre Buchungsdaten löschen lassen, wenden Sie sich bitte an uns (Ziff. 2). Möchten Sie TidyCal nicht nutzen, können Sie einen Termin auch über unser Kontaktformular anfragen.

Coachings und Kurse per Videokonferenz

Finden Vorgespräche, Coachings oder Kurse online statt, nutzen wir dafür unser eigenes Konto bei Zoom (Zoom Communications, Inc., USA). Dabei bearbeitet Zoom insbesondere Ihren Namen bzw. Anzeigenamen, gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse, Bild, Ton und Chat-Nachrichten, Inhalte, die Sie teilen (z. B. Ihren Bildschirm), sowie technische Daten wie Ihre IP-Adresse und die Zeitpunkte, zu denen Sie einer Session beitreten und sie verlassen. Soweit Zoom Daten für eigene Zwecke bearbeitet, gilt dafür die Datenschutzerklärung von Zoom.

Eine Session zeichnen wir nur auf, wenn alle Teilnehmenden vorher eingewilligt haben; bei einem Coaching in der Kleingruppe braucht es die Einwilligung jeder Person. Die Aufzeichnung dient dazu, dass Sie die Inhalte später nachschauen können. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Ziff. 12). Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, löschen wir die Aufzeichnung oder entfernen Ihre Beiträge daraus. Aufzeichnungen legen wir auf unserer Lernplattform ab (siehe unten). Wir löschen sie, sobald sie zum Nachschauen nicht mehr nötig sind, spätestens 24 Monate nach der Session; das gilt auch für allfällige Kopien, z. B. in unserem Zoom-Konto. Wie lange wir Angaben zu Terminen aufbewahren, richtet sich nach Ziff. 10.

Auf Wunsch lassen wir zu einer Session mit einer Funktion von Zoom ein Transkript erstellen, damit die Inhalte auch schriftlich vorliegen. Auch ein Transkript erstellen wir nur, wenn alle Teilnehmenden vorher eingewilligt haben. Zoom wandelt dabei das Gesprochene automatisch in Text um; das Transkript ist danach in unserem Zoom-Konto abrufbar. Für Transkripte gilt dieselbe Löschfrist wie für Aufzeichnungen. Nach eigener Angabe verwendet Zoom Ton, Video, Chat und geteilte Inhalte nicht, um KI-Modelle zu trainieren.

Lernplattform

Für Kurse und zum Nachschauen von Aufzeichnungen erhalten Sie in der Regel einen Zugang zu unserer Lernplattform (learnbase.ch bzw. ki.learnbase.ch). Auf der Lernplattform bearbeiten wir Ihre Registrierungs- und Zugangsdaten sowie Angaben zu Ihrer Teilnahme, z. B. Ihren Kursfortschritt und Ihre Beiträge, um Ihnen die Inhalte bereitzustellen und den Kurs durchzuführen. Ihre Beiträge und die Aufzeichnungen gemeinsamer Sessions können je nach Kurs auch die anderen Teilnehmenden sehen. Die Lernplattform betreiben wir mit der Open-Source-Software OpenOlat bei einem Hosting-Anbieter in Deutschland. Für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist die Lernplattform mit ONLYOFFICE verbunden; dieser Dienst läuft auf einem Server in Finnland.

6. Daten im Zusammenhang mit Werbung

Wir bearbeiten Personendaten auch, um unsere Leistungen zu bewerben:

• Newsletter: Wir versenden elektronische Informationen und Newsletter, die auch Werbung enthalten. Wir fragen vorher nach Ihrer Einwilligung, ausser wenn wir bestimmte Angebote gegenüber bestehenden Kunden bewerben.
• Marktforschung: Daten bearbeiten wir, um Leistungen zu verbessern und neue Produkte zu entwickeln, z. B. aus Kundenbefragungen, Umfragen oder öffentlichen Quellen.

7. Wie arbeiten wir mit Dienstleistern zusammen?

Wir nehmen verschiedene Leistungen von Dritten in Anspruch, besonders IT-Dienstleistungen (z. B. Hosting- und Datenanalyseleistungen), Versand- und Logistikleistungen sowie Leistungen von Banken, der Post, Beratern usw. Dabei können diese Dienstleister im erforderlichen Umfang auch Personendaten bearbeiten.

Für die Buchung von Online-Terminen nutzen wir TidyCal (Sumo Group Inc., USA) zusammen mit unserem Google-Kalender, für Videokonferenzen Zoom (Zoom Communications, Inc., USA); Einzelheiten stehen in Ziff. 5 und 8. Soweit diese Anbieter Daten für eigene Zwecke bearbeiten, gelten dafür ihre eigenen Datenschutzerklärungen (TidyCal, Zoom, Google).

8. Können wir Daten ins Ausland bekanntgeben?

Die Empfänger von Daten befinden sich nicht nur in der Schweiz. Das betrifft besonders IT-Dienstleister in der EU bzw. im EWR sowie, für Terminbuchungen und Videokonferenzen, in den USA (siehe unten). Wir können auch Behörden und anderen Personen im Ausland Daten übermitteln, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder z. B. im Rahmen eines Unternehmensverkaufs oder eines Gerichtsverfahrens.

Nicht alle dieser Staaten verfügen über einen angemessenen Datenschutz. Geben wir Daten in einen solchen Staat bekannt, stützen wir uns auf geeignete Garantien oder auf eine gesetzliche Ausnahme. Als Garantien gelten z. B. die sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (hier abrufbar), ergänzt um die für das Schweizer Recht nötigen Anpassungen. Eine Ausnahme gilt z. B., wenn Sie ausdrücklich in die Bekanntgabe eingewilligt haben oder wenn die Bekanntgabe in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen steht.

In den USA gilt der Datenschutz nach Schweizer Recht nur bei Unternehmen als angemessen, die nach dem Datenschutzrahmen zwischen der Schweiz und den USA (Swiss-U.S. Data Privacy Framework) zertifiziert sind (Anhang 1 DSV). Für unsere Dienstleister in den USA bedeutet das:

• Zoom (Zoom Communications, Inc., San Jose, USA; Videokonferenzen) ist nach diesem Datenschutzrahmen zertifiziert. Übermittelt Zoom Daten in weitere Staaten ohne angemessenen Datenschutz, stützt sich Zoom nach eigener Angabe auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder andere zulässige Mechanismen.
• TidyCal (Sumo Group Inc., Austin, USA; Terminbuchung) ist nicht nach diesem Datenschutzrahmen zertifiziert. Die Bekanntgabe Ihrer Buchungsangaben an TidyCal stützen wir darauf, dass sie in unmittelbarem Zusammenhang mit der Vereinbarung und Durchführung des Termins steht, den Sie bei uns buchen (Art. 17 Abs. 1 lit. b DSG).
• Google (Google LLC, Mountain View, USA; Kalender für die Terminbuchung) ist nach diesem Datenschutzrahmen zertifiziert. Unser Vertragspartner für den Kalender ist ein Unternehmen von Google in Irland, das Daten auch an die Google LLC übermitteln kann.

9. Daten im Zusammenhang mit unserer Website

Bei jeder Verwendung unserer Website fallen aus technischen Gründen bestimmte Daten an, die in Protokolldateien (Log-Daten) temporär gespeichert werden, vor allem die IP-Adresse des Endgeräts, das Betriebssystem, die verweisende URL, der verwendete Browser, Datum und Zeit des Zugriffs sowie aufgerufene Inhalte. Diese Daten verwenden wir, damit die Website genutzt werden kann und um System­sicherheit und -stabilität zu gewährleisten. Die Protokolldateien werden nach rund einer Woche automatisch gelöscht.

Ohne Ihre Zustimmung setzt unsere Website keine Cookies, d. h. keine Dateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Ausgenommen ist nur die Anmeldeseite für unsere Redaktion, die ein technisch notwendiges Cookie setzt. Cookies für die Webanalyse verwenden wir nur, wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen (siehe unten).

Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass er bestimmte Cookies oder ähnliche Technologien blockiert oder gespeicherte Daten löscht. Mehr dazu finden Sie in den Hilfeseiten Ihres Browsers (meist unter dem Stichwort «Datenschutz»).

Webanalyse mit Matomo

Wir werten die Nutzung unserer Website mit Matomo aus. Matomo ist eine Open-Source-Software, die wir auf einem eigenen Server in Finnland betreiben (matomo10.edumod.ch). Die Daten geben wir nicht an Dritte weiter.

Ohne Ihre Zustimmung zählt Matomo Ihren Besuch ohne Cookie. Erfasst werden die aufgerufenen Seiten und ihre Titel, die verweisende Seite, Datum und Uhrzeit, Ladezeiten, Bildschirmauflösung, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Spracheinstellung, Klicks auf Links zu anderen Websites und auf Downloads sowie Ihre IP-Adresse. Aus der vollständigen IP-Adresse ermittelt Matomo den ungefähren Standort (Land, Region, Ort) und speichert danach nur diesen Standort und die gekürzte IP-Adresse. Um die Seitenaufrufe eines Besuchs zusammenzufassen, bildet Matomo aus diesen Merkmalen einen nicht umkehrbaren Kennwert, der täglich wechselt. Ein Besuch lässt sich so nur am selben Tag zuordnen; wiederkehrende Besuche an anderen Tagen erkennen wir nicht.

Mit Ihrer Zustimmung im Cookie-Banner setzt Matomo zusätzlich Cookies: «_pk_id» enthält eine zufällige Kennung, mit der wir wiederkehrende Besuche über mehrere Tage erkennen (Speicherdauer 13 Monate), «_pk_ses» fasst einen Besuch zusammen (30 Minuten). Kommen Sie über einen Link von einer anderen Website, speichert «_pk_ref» deren Adresse (6 Monate).

Die einzelnen Besuchsdaten bewahren wir in Matomo derzeit ohne feste Löschfrist auf.

Ihre Wahl im Cookie-Banner

Ihre Wahl speichern wir nur in Ihrem Browser (lokaler Speicher, Eintrag «edumod_consent»), nicht auf unserem Server. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit über «Cookie-Einstellungen» am Ende jeder Seite widerrufen. Die Matomo-Cookies werden dann sofort gelöscht, danach zählt Matomo wieder ohne Cookie. Sendet Ihr Browser das Signal «Global Privacy Control» oder «Do Not Track», lädt unsere Website Matomo gar nicht. Sie können Skripte von matomo10.edumod.ch auch in Ihrem Browser oder mit einem Inhaltsblocker sperren.

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verwenden wir Ihre Angaben (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Organisation, Anliegen und Nachricht) nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Das Formular sendet sie per E-Mail über unser Postfach bei all-inkl.com (Deutschland) an uns; auf der Website selbst speichern wir den Inhalt nicht. Die E-Mail bewahren wir auf, solange es für die Bearbeitung und allfällige Rückfragen nötig ist.

Gegen Spam schützen wir das Formular ohne Dienste Dritter: mit einem unsichtbaren Feld, einer Zeitprüfung und einer Begrenzung der Einsendungen. Für die Begrenzung bilden wir aus Ihrer IP-Adresse einen pseudonymen Kennwert, der als Zähler nach 5 Minuten verfällt. Weisen wir eine Einsendung als Spam ab, protokollieren wir diesen Kennwert und den Grund, nicht aber Ihre Angaben; das Protokoll löschen wir nach 90 Tagen.

Links zur Terminbuchung

Die Terminbuchung bei TidyCal ist auf unserer Website nur verlinkt, nicht eingebettet; die Buchungsseite öffnet sich in einem neuen Fenster. Solange Sie nur unsere Website besuchen, erhält TidyCal keine Daten von Ihnen. Erst wenn Sie einem dieser Links folgen, gilt für die Buchungsseite das in Ziff. 5 Beschriebene.

Gibt es weitere Bearbeitungen?

Ja, viele Vorgänge sind ohne eine Bearbeitung von Personendaten nicht möglich. Typische (wenn auch nicht unbedingt häufige) Fälle sind:

• Kommunikation: Angaben über Kommunikationsinhalte sowie Art, Zeitpunkt und Ort der Kommunikation; zur Identifikation ggf. Angaben zum Identitätsnachweis.
• Prävention: Verhinderung von Straftaten und anderen Verstössen, z. B. Betrugsbekämpfung oder interne Untersuchungen.
• Rechtliche Verfahren: Bearbeitung und Bekanntgabe von Daten an Parteien, Gerichte und Behörden, u. U. auch im Ausland.
• IT-Sicherheit: Überwachung, Kontrolle, Analyse, Sicherung und Überprüfung unserer IT-Infrastruktur, Backups und Archivierung.
• Wettbewerb: Daten über Mitbewerber und das Marktumfeld, ggf. inkl. Schlüsselpersonen.
• Transaktionen: Vorbereitung und Durchführung von Erwerb oder Veräusserung von Forderungen, Betriebsteilen oder Gesellschaften.
• Weitere Zwecke: z. B. Schulung, Administration (Vertragsmanagement, Buchhaltung), Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen, anonyme Statistiken.

10. Wie lange bearbeiten wir Personendaten?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten, solange es für den Zweck der Bearbeitung erforderlich ist (bei Verträgen in der Regel für die Dauer der Vertragsbeziehung), solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (z. B. zur Durchsetzung rechtlicher Ansprüche, zur Archivierung oder für die IT-Sicherheit) und solange Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (für bestimmte Daten gilt z. B. eine zehnjährige Frist). Nach Ablauf dieser Fristen löschen oder anonymisieren wir Ihre Personendaten.

Für Aufzeichnungen und Transkripte von Sessions gilt die Löschfrist in Ziff. 5.

11. Gibt es weitere Punkte, die zu beachten sind?

Je nach anwendbarem Recht ist eine Datenbearbeitung nur erlaubt, wenn das anwendbare Recht es spezifisch erlaubt. Das gilt nicht nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz, aber z. B. nach der DSGVO, soweit diese zur Anwendung kommt. In diesem Fall stützen wir die Bearbeitung darauf, dass sie für die Vorbereitung und Abwicklung von Verträgen erforderlich ist, für berechtigte Interessen erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist oder dass Sie separat eingewilligt haben (Art. 6 und 9 DSGVO).

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bekanntzugeben, unter Vorbehalt von Einzelfällen. Wir müssen aus rechtlichen und anderen Gründen aber Daten bearbeiten, wenn wir Verträge schliessen und durchführen. Auch die Verwendung unserer Website ist ohne eine Datenbearbeitung nicht möglich (siehe Ziff. 9).

12. Was sind Ihre Rechte?

Sie haben unter den Voraussetzungen und im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts bestimmte Rechte:

• Sie können eine Kopie Ihrer Personendaten und weitere Angaben über unsere Datenbearbeitung verlangen;
• Sie können unseren Datenbearbeitungen widersprechen, insbesondere im Zusammenhang mit Direktmarketing;
• Sie können unrichtige oder unvollständige Personendaten berichtigen bzw. vervollständigen oder durch einen Bestreitungsvermerk ergänzen lassen;
• Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, soweit die Bearbeitung auf Einwilligung beruht oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist;
• soweit wir Daten auf Basis Ihrer Einwilligung bearbeiten, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenn Sie ein solches Recht in Anspruch nehmen wollen, wenden Sie sich gerne an uns (Ziff. 2). In der Regel müssen wir dabei Ihre Identität prüfen. Es steht Ihnen zudem frei, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).